Lesetipp: Warum ein PIM für Multi-Channel E-Commerce unverzichtbar ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
ERP und PIM kombinieren: Alle wichtigen Informationen
Zusammenspiel aus ERP und PIM leicht gemacht
Die Einbindung eines Enterprise Resource Planning (ERP) ist für Unternehmen oftmals ein Gamechanger, denn ein ERP-System ermöglicht die Automatisierung von zahlreichen Prozessen in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen. Doch ein ERP stößt in bestimmten Abläufen auch an Grenzen und sollte daher um weitere Systeme wie beispielsweise das Product Information Management (PIM) ergänzt werden. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen näherbringen, wieso eine Kombination aus diesen beiden Systemen für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, welche expliziten Aufgaben durch das PIM erleichtert werden und wie Sie bei der Frage nach dem führenden System am besten vorgehen.
Warum ist eine Kombination aus ERP und PIM sinnvoll?
Wenn Sie das ERP-System Ihres Unternehmens betrachten, enthält es wahrscheinlich Ihre Produktstammdaten wie Artikelnummer, Preise oder Verfügbarkeit. Diese Informationen sind vor allem für die firmeninternen Prozesse der Warenwirtschaft wie der Produktionssteuerung relevant. Meist werden diese Daten im ERP für eine effizientere Abwicklung nur durch Codes oder Abkürzungen angegeben. Doch was ist mit den verkaufsfördernden Informationen wie Produktbeschreibungen oder sämtlichem Medienmaterial? Für diese Art der Daten reicht Ihr ERP vermutlich aufgrund einer begrenzten Feldlänge oder aufwendigen Anlage nicht aus. Doch genau an diesem Punkt kommt ein PIM-System wie das von Perfion ins Spiel. Es ist speziell für die Anreicherung sowie Verwaltung von umfangreicheren Produktinformationen zuständig und deckt damit alle vermarktungstechnischen Aspekte ab. Ein PIM ist dementsprechend die perfekte Ergänzung für Ihr ERP-System, welches sich dann ausschließlich auf die unternehmensinternen Daten fokussieren kann. ESYON hilft Ihnen mit dem Perfion-2-OXID (P2O) bei der Verknüpfung beider Systeme. Die P2O-Lösung integriert ein Produktinformationsmanagement nahtlos in Ihre bestehende OXID E-Commmerce-Plattform.
Diese Aufgaben vereinfacht das PIM
Eine Kombination aus ERP und PIM lässt sich, wie eben beschrieben, als logischer Schritt für Ihr Unternehmen betrachten. Damit Sie noch besser nachvollziehen können, welchen Mehrwert diese Verknüpfung bietet, stellen wir nun sechs alltägliche Aufgaben im ERP vor, die mit beispielsweise Perfion PIM zukünftig erleichtert werden können.
- Ein neues Produkt erstellen
Bei einer neuen Produktserie müssen dementsprechend neue Produkte in Ihrem ERP-System erstellt werden. Vor allem bei Artikeln mit neuartigen Informationen oder Kennzeichnungen kann dies ein zeitaufwendiger Prozess sein, da Korrekturen am gegenwärtigen ERP-System vorgenommen werden müssen. Mit einem PIM können neue Produkte separat angelegt und Datenfelder ohne jegliche Begrenzungen zeitsparend ergänzt werden, bevor diese in das ERP übertragen werden. - Produktinformationen aktualisieren
Auch das Aktualisieren Ihrer Produktinformationen wird durch eine Verknüpfung mit einem PIM erleichtert. In einem ERP-System hätte das Hinzufügen von beispielsweise einer neuen Zertifizierung Ihrer Produkte zu einer Bearbeitung jedes einzelnen Artikels geführt. Mit einem PIM bedarf es bei so einer Aktualisierung nur des Anpassens eines einzigen Datenfeldes und es kommt zu einer automatischen Synchronisation für das ERP. Damit gehen Sie nicht nur ressourcensparender um, sondern verringern auch die Fehlergefahr. - Neue Produkte für den Verkauf vorbereiten
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen möchte eine neue Produktserie für den Verkauf vorbereiten, aber bei einzelnen Artikeln steht noch die endgültige Entscheidung aus, ob diese tatsächlich ins Sortiment aufgenommen werden. Damit Sie diese Produkte für alle Fälle verfügbar haben, ohne, dass es Einfluss auf das ERP-System hat, muss ein PIM genutzt werden. Während die Daten in einem ERP nicht gelöscht werden können, sind die neuen Produkte mit einem PIM-System bereits vermarktbar, ehe sie für den Verkauf relevant sind. - ERP-Daten in anderen Kanälen nutzen
Mit einem PIM-System ist auch die Veröffentlichung und Pflege von Daten auf der Vielzahl Ihrer Kanäle wie Website, Onlineshop oder Kataloge wesentlich einfacher. Während Sie ohne eine Verknüpfung zunächst alle Produktinformationen aus diversen Orten zusammentragen und für die einzelnen Kanäle vorbereiten müssten, kann das PIM alle Dateiformate verarbeiten und die jeweils relevanten Informationen müssen nur noch angeklickt werden. - ERP-Daten drucken
Ein weiterer Vorteil ist das Ausdrucken von ERP-Daten. Mit einem PIM haben Sie die Möglichkeit, PDF-Dateien an den jeweiligen Empfänger anzupassen und auszudrucken. Bei einem Datenblatt für einen Ihrer Kunden müssen somit lediglich das Angebotsvolumen sowie die für das Angebot gewünschten Produktinformationen im PIM-System ausgewählt werden. - Nach Produktinformationen in ERP suchen
Ein integriertes PIM-System stellt Ihnen eine Suchmöglichkeit sowie einen guten Überblick über all Ihre Daten zur Verfügung. Damit ist es ein Leichtes, neue Filtertypen ins Sortiment aufzunehmen sowie nach bestehenden Fehlern zu suchen und diese zu beheben.
Die Frage nach dem führenden System
Wenn Sie sich nun aufgrund der vielen Vorteile für eine Kombination aus ERP und PIM entschieden haben, stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung. Für eine reibungslose Kommunikation und einen unkomplizierten Datenaustausch, muss bestimmt werden, welches der Systeme die Datenhoheit besitzt. Dabei hat sowohl das ERP als auch das PIM gewisse Vor- und Nachteile, um als führendes System zu agieren.
ERP als führendes System
Bei einem ERP als führendes System wird Ihr Produktdatensatz im ERP-System angelegt. Das PIM fragt die freigegebenen Daten aus dem ERP ab und verarbeitet diese dann im eigenen System weiter. Vorteile dieser Variante sind ein geringer Einrichtungsaufwand, eindeutige Prozessverantwortlichkeiten und klare Zuständigkeiten der Systeme für vermarktungs- oder kaufmännische Daten. Zusätzlich wird Ihnen der Anpassungsaufwand bezüglich des Produktlebenszyklusmanagements (PLM) erspart, da dieses aus dem ERP gesteuert wird. Doch als Nachteile müssen auch die doppelte Datenpflege, die zu einem größeren Aufwand in der Schulung und Handhabe Ihrer Mitarbeitenden führt, sowie mögliche Kosten genannt werden, wenn beispielsweise zugekaufte Produkte im ERP-System angelegt werden müssen, bevor das PIM von den Artikeln erfährt.
PIM als führendes System
Bei dem zweiten Ansatz wird der erste Produktdatenansatz in einem System wie Perfion-PIM angelegt. Das PIM legt dann freigegebene Produkte im ERP an, holt sich über eine zusätzliche Schnittstelle die Artikelnummern und fragt die nachträglich im ERP gepflegten Informationen ab. Das bietet Ihrem Unternehmen mehr Flexibilität bei der Artikelneuanlage, und Lieferanten können leichter in den Datenpflegeprozess integriert werden. Außerdem ermöglicht diese Variante eine gestaffelte Sortimentsauswahl und Ihre Massendaten lassen sich einfach ohne Auswirkungen auf Ihr ERP in das PIM importieren. Nachteile wiederum sind der höhere Datenfluss und, dass die Datenhoheit bei jedem Feld definiert werden muss. Dies führt schlussendlich zu komplexeren Prozessen und Datenschnittstellen. Zusätzlich ist hier der Produktlebenszyklus zwischen beiden Systemen aufgeteilt, was eine anspruchsvollere Datenverwaltung mit sich bringt.
So wählen Sie den richtigen Ansatz für Ihr Business
Wie eben beschrieben wurde, haben beide Varianten Vor- und Nachteile. Eine Entscheidung, welches System als führendes angelegt wird, sollte demnach gut überlegt sein. Damit Sie die bestmögliche Variante für Ihr Unternehmen wählen, zeigen wir Ihnen, wie Sie am besten vorgehen.
Als Erstes müssen Sie sich folgende Schlüsselfrage stellen: Ist der aktuelle Produkterstellungsprozess bereits eng in der ERP-Umgebung eingebunden?
Falls dies der Fall ist, sollte Ihr ERP als führendes System beibehalten werden, damit vermieden wird, dass eine Vielzahl an Geschäftsprozessen angepasst werden muss. Ist der aktuelle Produkterstellungsprozess nicht eng in die ERP-Umgebung eingebunden, sollten Sie sich mit diesen weiteren Schritten befassen.
ERP-System inspizieren
Betrachten Sie das aktuelle ERP-System Ihres Unternehmens gründlich. Je älter und individualisierter das System ist, desto aufwendiger wäre die Implementierung einer Verknüpfung, wenn das PIM führend ist. Sollten Sie aber einen Wechsel oder ein Update des ERPs planen, ergibt es Sinn, die Datenhoheit dem PIM zu überlassen, um den Umstellungsvorgang zu erleichtern. Außerdem sollten Sie schauen, wie gut das ERP integrierbar ist. Bei einem flexiblen System sind beide Szenarien der Führung denkbar.
Aktuelles Produktvorgehen betrachten
Im nächsten Schritt sollten Sie sich mit Ihrer derzeitigen Lagerung der Produktdaten beschäftigen. Hat Ihr Unternehmen bereits einen zentralen Ort, sollte dieser für die Artikelneuanalage auch beibehalten werden. Außer der Prozess ist zeitaufwendig, dann empfiehlt sich ein Wechsel zum PIM als führendes System. Auch den PLM-Prozess sollten Sie prüfen. Wenn dieser bereits im ERP-System eingebunden ist, spricht viel für das ERP in der leitenden Rolle. Je mehr Produkte Ihr Unternehmen aber selbst handhabt und produziert, desto mehr sollten Sie zu der PIM-Variante tendieren.
Anzulegende Produktdaten prüfen
Als Letztes gilt es Ihre anzulegenden Produktinformationen zu prüfen. Bei geplanten Massenimporten und Massendatenpflege sollte das PIM das führende System sein. Dies ist auch der Fall, wenn Sie planen, dass das Produktmanagement die Daten anlegen soll. Übernimmt der Einkauf diese Aufgabe, kann das ERP als führendes System gewählt werden. Doch sobald mehrere Abteilungen am Anlageprozess beteiligt sind, greift wieder das PIM. Schlussendlich müssen Sie sich noch mit der Implementierung beschäftigen, denn bei einer Schritt-für-Schritt-Implementierung empfiehlt sich das ERP als führendes System.
Wenn Sie nun all diese Fragen für Ihr Unternehmen beantwortet haben, sollten Sie zu einer fundierten Entscheidung kommen, und einer erfolgreichen Verknüpfung aus ERP und PIM steht nichts mehr im Wege. Bei weiteren Fragen rund um die Kombination Ihrer Unternehmenssysteme oder für eine ausführliche Beratung steht Ihnen ESYON als offizieller Perfion Solution Partner jederzeit zur Seite.
