Schluss mit der Geldverbrennung: So bekommen Sie Ihre E-Commerce-Kosten 2026 in den Griff

Lassen Sie uns ehrlich sein. Die Zeiten der großen E-Commerce-Goldgräberstimmung sind vorbei. Zumindest vorerst.

Erinnern Sie sich an 2020 oder 2021? Budgets waren da. Digitalisierungsprojekte wurden durchgewunken. "Hauptsache live, Hauptsache Wachstum", hieß die Devise. Niemand hat gefragt, was der laufende Betrieb in drei Jahren kosten würde. Niemand hat gefragt, ob wir das dritte Tool für PIM-Datenanreicherung wirklich brauchen.

Jetzt schreiben wir bald 2026. Und der Wind hat sich gedreht.

Die Weltwirtschaft hustet, und der deutsche Mittelstand spürt das Fieber. Gerade in der Industrie, im produzierenden Gewerbe und im technischen Großhandel ist der Druck auf die Margen immens. Wir müssen reden. Nicht über "Customer Journey" oder "bunte Frontend-Features". Wir müssen über Geld reden. Und über die Prozesse, die dieses Geld verbrennen.

Wenn ich mit CIOs oder IT-Leitern großer B2B-Unternehmen spreche, erlebe ich oft ein interessantes Phänomen. Geht es um die Produktion, wird jede Schraube kalkuliert. Lean Management, Just-in-Time, Prozessoptimierung bis zur dritten Nachkommastelle.

Aber im E-Commerce? Da herrscht oft Wildwuchs.

Die Grundthese, die ich hier in den Raum stellen möchte und die mag dem ein oder anderen wehtun: Große Industrieunternehmen geben unglaublich viel Geld unnötig für ihren E-Commerce aus.

Warum? Weil der Fokus bisher schlicht nicht darauf lag. Ausgaben wurden als notwendiges Übel der Digitalisierung verbucht. Investitionsprojekte wurden "halt gemacht". Aber jetzt, wo die Auftragsbücher nicht mehr automatisch überquellen, muss jede Line-Item in der GuV geprüft werden.

Wofür geben wir das Geld eigentlich aus?

Es sind nicht immer die offensichtlichen Kostenblöcke. Klar, wir haben Personal und Hosting. Aber der Teufel steckt im Detail der Architektur.

Im B2B-Umfeld sehe ich Budgets oft in folgenden Kanälen versickern:

• Software-Lizenzen & Subscriptions: Ein Wust aus Tools. Hier ein Plugin, da eine SaaS-Gebühr für ein Tool, das nur noch eine Abteilung nutzt (und die Hälfte der Features gar nicht kennt).
• Wartung von Legacy-Code: Monolithische Systeme, die über Jahre so stark individualisiert wurden, dass jedes Update einem Herzchirurgie-Eingriff gleicht. Das kostet Entwicklerstunden ohne Ende.
• Schnittstellen-Wahnsinn: Middleware, die ERP, PIM, CRM und Shop verbindet, aber so schlecht konfiguriert ist, dass sie ständig manuelles Eingreifen erfordert.

Das führt uns zu einem Punkt, der mir besonders am Herzen liegt.

Kosten entstehen nicht nur durch Rechnungen von Software-Herstellern. Sie entstehen durch Ineffizienz.

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde bestellt im B2B-Shop. Der Auftrag läuft ins ERP. Aber weil die Stammdaten im Shop nicht sauber mit dem ERP synchronisiert waren, muss ein Sachbearbeiter die Bestellung manuell anfassen, Preise korrigieren oder Lieferzeiten anpassen.

Das ist kein "IT-Problem". Das ist ein Kostenproblem.

Wenn Ihre IT-Abteilung 30 % ihrer Zeit damit verbringt, "Feuer zu löschen", die durch schlechte Datenflüsse entstehen, dann ist das reine Verschwendung. Wir leisten uns im E-Commerce oft Workarounds, die wir in der Fertigung niemals akzeptieren würden.

Ein Zitat von Gartner (und anderen Analysten) geistert immer wieder durch den Raum: Bis zu 30 % der Software-Ausgaben in Unternehmen sind "Waste", also ungenutzt oder unnötig. Meiner Erfahrung nach liegt dieser Wert im B2B-E-Commerce, bedingt durch historisch gewachsene Strukturen, oft sogar noch höher.

Es geht 2026 nicht darum, Innovation zu stoppen. Es geht darum, den Ballast abzuwerfen, um wieder manövrierfähig zu sein. Profitabilität ist das neue Wachstum.

Wo sollten Sie als CIO oder IT-Verantwortlicher ansetzen?

1. Lizenzmanagement: Wann haben Sie das letzte Mal Ihre Verträge geprüft? Ich meine, wirklich geprüft?
2. Architektur-Bereinigung: Brauchen Sie wirklich die Enterprise-Edition für 200.000 € im Jahr, oder reicht eine schlankere Lösung, weil Sie ohnehin 90 % der "Out-of-the-Box"-Features durch Customizing überschrieben haben?
3. Automatisierung: Jeder Prozess, bei dem Daten händisch von A nach B kopiert werden, muss sterben.

Lassen Sie mich dazu eine kleine Geschichte erzählen, die mir neulich begegnet ist. Ich saß mit einem IT-Leiter eines mittelständischen Maschinenbauers zusammen. Wir gingen die laufenden Kosten durch. Ein Posten fiel auf: Eine Enterprise-Lizenz für eine Suchtechnologie. Seit Jahren einfach verlängert. "Brauchen wir halt", war die Aussage.

Wir haben uns die Nutzung angesehen. Dann haben wir den Hörer in die Hand genommen. Wir haben die Lizenzstruktur beim Hersteller neu verhandelt, basierend auf dem tatsächlichen Nutzungsprofil. Das Ergebnis? 50.000 Euro Einsparung. Sofort. Ohne Qualitätsverlust. Einfach, weil niemand vorher gefragt hatte.

Das ist kein Einzelfall. Es ist die Regel.

Wie bekommen wir den Geist wieder in die Flasche? Aktionismus hilft hier nicht. Es braucht einen nüchternen Blick auf die Architektur und die Verträge.

Ich empfehle folgende Vorgehensweise:

• Schritt 1: Radikale Transparenz
  Häufig fehlt in Unternehmen schlicht die Transparenz. Niemand hat den Gesamtüberblick über alle laufenden SaaS-Kosten. Legen Sie alles auf den Tisch. Um hier schnell Klarheit zu schaffen, nutzen viele Unternehmen initial einen strukturierten E-Commerce Kosten- und Effizienzcheck, um externe Validierung zu erhalten.
• Schritt 2: Identifikation der Kostentreiber
  Trennen Sie "Must-haves" von "Nice-to-haves". Identifizieren Sie Redundanzen. Haben Sie drei Tools, die im Grunde das Gleiche tun? Zahlen Sie für User, die das Unternehmen längst verlassen haben?
• Schritt 3: Optimierung und Verhandlung
  Hier wird das Geld verdient. Kündigen Sie unnötige Abos. Konsolidieren Sie Systeme. Und verhandeln Sie neu. Software-Vendoren sind oft gesprächsbereiter, als man denkt, bevor sie einen Kunden ganz verlieren, finden sich oft attraktive Lösungen.
• Schritt 4: Umsetzung und Monitoring
  Setzen Sie die Änderungen um, aber etablieren Sie direkt ein Controlling. Kostenmanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Wir müssen uns von der Vorstellung verabschieden, dass E-Commerce ein reines Investitionsfeld ist, das "irgendwann mal" Geld abwirft. Für 2026 gilt: Der digitale Kanal muss profitabel sein. Oder zumindest so effizient wie möglich operieren.

Unternehmen, die ihre Hausaufgaben bei den Prozessen und der Kostenstruktur jetzt nicht machen, werden Probleme bekommen. Nicht, weil sie keine guten Produkte haben. Sondern weil ihre Marge von ineffizienten Systemlandschaften aufgefressen wird.

Meine persönliche Meinung dazu ist klar: Es scheitert fast nie an der Technik. Es scheitert an der fehlenden Transparenz. Man optimiert nicht, was man nicht sieht.

Deshalb mein Appell an Sie als technische Entscheider: Seien Sie 2026 nicht nur derjenige, der die Systeme am Laufen hält. Seien Sie derjenige, der das Unternehmen profitabler macht. Schauen Sie hin, wo es wehtut.

Ist Ihr E-Commerce-Setup wirklich effizient? Oder verbrennen Sie Budget, das Sie an anderer Stelle dringend bräuchten?